INFORMATIVA PRIVACY PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NEL CASO DI
SEGNALAZIONE DI ILLECITI EX DECRETO LEGISLATIVO n. 24/2023 (WHISTLEBLOWING) AI SENSI
DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679
Bonzi S.p.A., in qualità di titolare del trattamento dei dati personali, la informa rispetto alle attività di trattamento dei dati personali nell'ambito della gestione delle segnalazioni in materia di whistleblowing conformemente a quanto stabilito dalla normativa italiana in materia contenuta nel D. Lgs 24/2023, dal Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (GDPR) e dal D. Lgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”.
Il titolare del trattamento, conformemente alla normativa sul whistleblowing, ha adottato il “Regolamento interno per la gestione delle segnalazioni di presunte condotte illecite e sulla protezione delle persone segnalanti in attuazione del D. Lgs 24/2023”, disponibile alla sezione dedicata al whistleblowing del sito internet aziendale https://www.bonzispa.it, che contiene tutte le informazioni relative alle segnalazioni di violazioni che rientrano nel campo di applicazione del D. Lgs 24/2023 e le informazioni sugli standard di protezione per i segnalanti, i facilitatori e le persone correlate. In particolare, il Regolamento garantisce i principi di riservatezza, tutela dell'anonimato e divieto di ritorsione, nel rispetto della normativa applicabile.
Il titolare del trattamento ha attivato ai sensi dell’art. 4 del D. Lgs 24/2023 un proprio canale di segnalazione scritta tramite la piattaforma di segnalazione https://bonzispa.segnalazioni.net (la “Piattaforma di Segnalazione”) che garantisce, tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Inoltre, su espressa richiesta indirizzata al Gestore delle Segnalazioni, inviata attraverso il suddetto canale di segnalazione interna, il segnalante può richiedere anche un incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni (di seguito l’ “incontro”). Si precisa che, previo consenso del Segnalante, adeguatamente informato, l’incontro potrà essere eventualmente documentato mediante apposito verbale.
Il canale di segnalazione interna attivato dalla Società è stato progettato e viene gestito in modo sicuro, al fine di impedire l’accesso alle informazioni da parte di personale non autorizzato e di garantire che la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della eventuale documentazione allegata alla segnalazione.
Il titolare del trattamento garantisce che la raccolta, il trattamento e l'utilizzo dei dati personali avviene mediante personale incaricato appositamente istruito e formato nel rispetto di misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere l'integrità e la riservatezza dell'identità e dei dati personali del Segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. In particolare, le misure di sicurezza comprendono, tra l'altro, l'uso di tecnologie di crittografia, la fornitura di diritti di accesso limitato a tali dati personali e l'adozione di accordi sulla privacy con cui tutte le persone autorizzate ad accedere a tali dati personali devono attenersi.
La presente Informativa è destinata ai Segnalanti e alle altre persone coinvolte nelle segnalazioni di whistleblowing e non si applica in caso di segnalazioni effettuate mediante il canale esterno gestito da ANAC o nel caso di divulgazione pubblica.
1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Bonzi S.p.A., in persona del legale rappresentante protempore, domiciliato presso la sede legale di Via Artigiani 36 - 25100 Castenedolo (BS), Numero REA BS- 361552 C.F. e n. iscr. al Registro Imprese 03337610178, Tel. 030 2731702 E-mail: info@bonzispa.it Pec: bonzispa@legalmail.it (di seguito “Titolare del trattamento” o semplicemente “Titolare”).
2. DATA PROTECTION OFFICER
In ragione delle attività di trattamento svolte, il Titolare del trattamento non ha ritenuto necessario designare, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento Europeo, un Data Protection Officer.
3. ORIGINE E TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI
ORIGINE: i dati personali trattati dal Titolare sono esclusivamente quelli forniti dall’interessato ovvero comunicati e/o conosciuti nell’ipotesi di segnalazione di presunte condotte illecite e/o asserite irregolarità. Tali informazioni potranno pervenire al soggetto nominato Responsabile del Trattamento ex art. 28 GDPR a cui è affidata la gestione del Canale di Segnalazione interno ex art 4, comma 2 del Decreto Legislativo n. 24/2023.
TIPOLOGIA: le categorie di dati personali raccolti, trattati e utilizzati nel rispetto della normativa sul whistleblowing e della normativa privacy, possono riguardare:
- nome del soggetto che effettua la segnalazione (Segnalante) e recapiti per ulteriori comunicazioni;
- l'identità, le funzioni e i dettagli di contatto delle persone coinvolte nel trattamento dei fatti segnalati;
- i nomi e le posizioni di coloro che sono coinvolti nella segnalazione, quali il presunto autore della violazione (persona segnalata) o i c.d. facilitatori o informazioni che ne consentano l'identificazione;
- i nomi e le posizioni di eventuali altri soggetti che possono attestare gli eventi connessi inclusi nella segnalazione;
- il riferimento a qualsiasi documento o altro elemento che possa comprovare gli eventi segnalati. Soltanto laddove strettamente necessario e conformemente alle previsioni della normativa applicabile possono essere trattati dati personali appartenenti a categorie particolari (es. dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona) nonché dati relativi a eventuali reati configurabili in base alle violazioni oggetto di segnalazione.
4. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Tutti i dati personali verranno trattati - sia attraverso strumenti informatici, che supporti cartacei - esclusivamente per perseguire le seguenti finalità e sulla base delle seguenti condizioni (basi giuridiche):
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FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
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BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
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1) raccogliere la segnalazione, scritta od orale, delle informazioni su comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità del titolare del trattamento, presentata tramite il canale di segnalazione interna di cui all'articolo 4 del D. Lgs 24/2023;
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Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (Art. 6, comma 1, lett. c) del GDPR)
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2) rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione;
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3) mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante;
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4) dar seguito alla segnalazione ricevuta;
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5) fornire riscontro alla segnalazione ricevuta;
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6) effettuare indagini e adottare misure appropriate in relazione a una potenziale violazione delle leggi applicabili che è stata o sarà commessa;
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Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che
richiedono la protezione dei dati personali
(Art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR)
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7) accertare, esercitare e/o difendere un diritto in sede giudiziaria, amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione limitatamente ad azioni effettive e realmente imminenti.
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Nell’ambito delle finalità sopra delineate, il trattamento dei dati particolari verrà effettuato solo nella misura in cui è necessario per:
- assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato (Art. 9, comma 2, lett. b) del GDPR);
- accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali (Art. 9, comma 2, lett. f) del GDPR).
Il trattamento dei personali relativi ad eventuali reati configurabili in base alle violazioni oggetto di segnalazione avverrà solo se necessario per l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di whistleblowing (art. 10 del GDPR).
Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, essa, sarà documentata a cura del gestore della segnalazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale, previo consenso della persona segnalante.
Nell'ambito degli eventuali procedimenti disciplinari a carico dei soggetti segnalati, l'identità della persona segnalante, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzata ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
5. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
Il trattamento dei dati personali pertinenti alle segnalazioni e alle conseguenti indagini sarà limitato a quanto strettamente necessario e proporzionato per garantire la corretta gestione della segnalazione, tali dati verranno cancellati nel rispetto dei limiti previsti dalla legge applicabile. In particolare non saranno conservati per più di 5 anni dalla chiusura dell'indagine avviata a seguito di una Segnalazione (fatti salvi eventuali periodi di conservazione più lunghi previsti dalla normativa vigente).
Nel caso in cui, a seguito di indagini relativi ad una segnalazione, abbiano avuto inizio provvedimenti disciplinari o procedimenti legali, i dati pertinenti alla segnalazione verranno conservati fino al completamento del procedimento e ad ogni modo fino a quando il termine per presentare ricorso sia decaduto.
Trascorsi tali termini e fatto salvo il caso in sia necessario mantenere tali dati per accertare, esercitare o difendere concretamente un diritto in sede giudiziaria, il Titolare del trattamento cancellerà i dati personali.
6. CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
Le segnalazioni vengono gestite dal soggetto esterno cui l’Amministratore Unico della Società ha affidato la gestione del canale di segnalazione interna esclusivamente per lo svolgimento di attività strumentali alle finalità di cui sopra. Tale soggetto opera per conto del titolare del trattamento in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali. I dati potranno, inoltre, essere comunicati ad autorità governative quando ciò risulti necessario ai fini di osservare requisiti di legge o nel corso di una azione legale.
7. TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI
Il Titolare del trattamento non trasferisce i dati personali dell’interessato verso Paesi terzi. L’intero trattamento dei dati personali, infatti, si svolge all’interno dei confini dello Spazio Economico Europeo (SEE).
8. EVENTUALI PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI
Il Titolare del trattamento non utilizza processi decisionali automatizzati, ivi compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, del Regolamento Europeo.
9. NATURA DEL CONFERIMENTO
I dati personali sono necessari per dare seguito alla segnalazione. Il Segnalante deve comunicare soltanto i dati e le informazioni necessarie alla segnalazione. I dati personali non necessari o non pertinenti alla segnalazione saranno immediatamente cancellati.
Il mancato conferimento di dati personali necessari o pertinenti alla segnalazione può limitare la corretta gestione della segnalazione.
10. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Alle condizioni stabilite dal GDPR, gli interessati potranno esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e ss. del
GDPR, tra cui, in particolare, il diritto di accedere ai propri dati personali, di richiedere informazioni sul loro trattamento e di rettificarli od integrarli se inesatti od incompleti, di cancellarli o limitarne il trattamento se ne ricorrono i presupposti, oppure di opporsi, per motivi connessi alla loro situazione particolare, al loro trattamento per legittimi interessi perseguiti dal Titolare del trattamento, se ne ricorrono i presupposti.
L’esercizio dei diritti degli interessati previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali potrà essere limitato ove necessario per garantire il pieno rispetto della normativa whistleblowing applicabile e per tutelare la riservatezza delle segnalazioni e degli interessati (con particolare riguardo alla riservatezza dell’identità del Segnalante)
Per esercitare ciascuno dei propri diritti, l’interessato può contattare il Titolare del trattamento, indirizzando una comunicazione presso la sede della società oppure inviando una e-mail agli indirizzi indicati al precedente punto 1.
11. CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Qualora il trattamento sia basato sul consenso (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR), o sul consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a) del GDPR) al trattamento dei propri dati personali l'interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
11. DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO A UN’AUTORITÀ DI CONTROLLO
l’interessato, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati personali violi il Regolamento Europeo, ha il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo. Il reclamo può essere proposto al Garante per la Protezione dei Dati Personali italiano oppure all’autorità di controllo del luogo ove si è verificata la presunta violazione.
Ogni aggiornamento della presente Informativa sarà comunicato agli interessati tempestivamente e mediante mezzi congrui e altresì sarà comunicato se il Titolare ha intenzione di porre in essere un trattamento dei dati dell’Interessato per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui al precedente punto 4 della presente Informativa prima di procedervi ed a seguito della manifestazione del relativo consenso dell’Interessato, qualora necessario.
Data 17 dicembre 2023
Il Titolare del trattamento dei dati personali Bonzi S.p.A.
Andrea Beschi
(Legale rappresentante)
